Te contamos las diferencias entre la factura electrónica y el sistema Verifactu, dos realidades a las que en poco tiempo se tendrán que enfrentar autónomos y empresarios. Dos sistemas cuya adaptación, con un buen asesoramiento, será muy sencillo.
Factura electrónica y Verifactu son dos términos que en los próximos dos años serán muy habituales para los autónomos y los empresarios españoles. Entre octubre de 2027 y octubre de 2028 estos sistemas entrarán en vigor y serán de obligado cumplimiento para todos aquellos profesionales que deban emitir facturas.
En este artículo te cuento las principales características de cada uno y podrás escuchar la entrevista con la empresa TeamSystem en la que intentamos aclarar las diferencias entre uno y otro.
Entrevista en Onda Madrid sobre factura electrónica y Verifactu
Hablamos con Emilio Martínez, CEO de TeamSystem, para conocer cuáles son las diferencias entre la factura electrónica y el Verifactu y los retos que tendrán que enfrentar los profesionales de este país para adaptarse a estos nuevos sistemas.
¿Qué es la factura electrónica y cuándo entra en vigor?
La factura electrónica no es sino un documento digital que acredita una operación comercial (un servicio prestado o una venta, por ejemplo) y que, en esencia, es igual que una factura tradicional. Deberá contar la descripción del producto o servicio, quién es el emisor, quién es el receptor, el desglose de los impuestos…
La diferencia radica en que en una factura electrónica los datos deberán ser «estructurados», esto es, deberán ser compatibles con programas informáticos que puedan leer y procesar esos datos de forma automática. No cabe confundir la factura electrónica con una factura enviada en formato PDF que podría ser una factura digital.
La factura electrónica puede aportar diferentes ventajas:
- Menos trabajo: no habrá que procesar las facturas de forma manual.
- Menos errores: los cálculos se harán de forma automática.
- Ahorro de papel: menos gasto y menos espacio necesario para almacenar facturas.
- Menos morosidad: se podrá automatizar la detección de facturas impagadas y probar de forma más fácil el momento en que se remite una factura.
- Mayor seguridad: será más fácil la trazabilidad y el control documental.
¿Cuándo entra en vigor la obligación de emitir la factura electrónica?
Hay dos fechas clave:
- 6 de octubre de 2027: la factura electrónica será obligatoria para aquellos profesionales cuyo volumen de operaciones sea superior a los ocho millones de euros.
- 6 de octubre de 2028: el resto de profesionales deberána adoptar la factura electrónica para sus transacciones económicas.
¿Cómo emitir una factura electrónica?
Para poder adoptar este nuevo sistema de facturación, empresas y profesionales tendrán dos opciones.
- Usar el software de la Agencia Tributaria, es gratuito y permitirá emitir las facturas conforme a los requisitos del nuevo sistema.
- Usar un software de una empresa privada que cuente con el visto bueno de los requisitos exigidos por la Agencia Tributaria. Hay soluciones desde 10 euros al mes.
¿Qué es el sistema Verifactu y cuándo entra en vigor?
La factura electrónica tiene ventajas que ya hemos visto. Si a la factura electrónica le tomamos el sistema Verifactu, la Agencia Tributaria, y en definitiva toda la sociedad, tendrá un mayor control sobre las facturas emitidas. De hecho, el Verifactu es un sistema de control de la facturación que busca que las facturas emitidas sean íntegras, verificables, trazables y difíciles de manipular o alterar.
El funcionamiento del sistema Verifactu consiste en que al emitir cada factura, se genera un registro informático. Son registros encadenados (como se deben hacer las facturas tradicionales) que incluyen mecanismos de seguridad y trazabilidad. Estos registros se remiten a la Agencia Tributaria y, además, se genera un código QR que permite verificar determinados datos.
¿Diferencias entre factura electrónica y Verifactu?
Así, gracias a la combinación de Verifactu y de la factura electrónica, la Agencia Tributaria podrá comprobar la correcta emisión de las facturas y que las mismas no se eliminan o se modifican para ocultar ingresos. El Verifactu controla el software con el que se emiten las facturas electrónicas que son las que deben cumplir con una serie de requisitos formales.
Cuándo entra en vigor el sistema Verifactu
La agencia tributaria ha retraso la entrada en vigor de este sistema de control. Será obligatorio a partir de octubre de 2028, es decir, en el momento en el que la factura electrónica sea obligatoria para todos los profesionales de España.
